|
Jak zorganizować dobrą konferencję prasową
- Temat
Media poszukują informacji nowych, ciekawych i wartościowych. Tematem newsu informacyjnego muszą być zdarzenia wyjątkowo wielkie lub gwałtownie nasilające się, krótkotrwałe lub powtarzalne (podobne do znanych już odbiorcy z przeszłości), łatwo zauważalne, jednoznaczne, nie budzące wątpliwości, znaczące (ważne dla odbiorcy), nagłe i niespodziewane, lecz także zgodne z oczekiwaniami (przewidywane lub pożądane), spersonifikowane (fakty są efektem działań określonych precyzyjnie jednostek).
- Termin
Termin nie może być przypadkowy. Należy dowiedzieć się, kto i kiedy z branży organizuje swoje konferencje, czy są to organizacje, stowarzyszenia (itp.) i tematy konkurencyjne? Czy nasze wydarzenie nie koliduje z innymi ważnymi wydarzeniami?
- Miejsce
Wybór miejsca także nie powinien być przypadkowy. W nagłych sytuacjach, kiedy konferencja jest organizowana w krótkim czasie, należy wybrać miejsce dobrze znane dziennikarzom - tak, by nie mieli problemu z dotarciem np. siedziba firmy, urząd, hotel. W niektórych wypadkach warto również zastanowić się nad miejscem niekonwencjonalnym, związanym z tematem spotkania.
- Scenariusz
Każda konferencja musi mieć swój dokładny scenariusz. Konferencja nie może być zbyt długa. Wyznaczniki dobrej konferencji prasowej to: sprawny przebieg, krótkie, merytoryczne przemówienia, atrakcyjna scenografia, oryginalne niespodzianki, budowanie napięcia. Konferencja prasowa, wraz z czasem na pytania i odpowiedzi powinna trwać nie dłużej niż 45 minut.
- Materiały informacyjne
Należy pamiętać, że materiały informacyjne muszą zawierać rzeczy nowe, nieznane, ciekawe i ważne z punktu widzenia dziennikarzy.
- Wystąpienia
Gospodarze konferencji powinni dobrze zaprezentować się przed gośćmi. Ważny jest wygląd zewnętrzny, język pozawerbalny - "mowa ciała", zwięzłość wypowiedzi oraz jej zawartość merytoryczna, odpowiedni dobór języka, dopasowany do tematyki i odbiorców. Przed każdą konferencją prasową należy opracować zestaw tzw. trudnych pytań, które mogą pojawić się w jej trakcie. Należy szczegółowo opracować odpowiedzi na takie pytania, aby nie dać się zaskoczyć i mieć pełną swobodę argumentacji.
- Gadżety
Gadżety pamiątkowe, reklamowe są dziś nieodłącznym elementem konferencji prasowych. Są to zazwyczaj T-shirty, długopisy, breloczki lub inne upominki mające związek z działalnością organizacji lub firmy, a także z tematyką konferencji. Należy pamiętać jednak o tym, że upominki powinny budzić pozytywne skojarzenia, lecz nie mogą pełnić roli "przekupstwa", nie mogą wzbudzać poczucia zobowiązania wobec gospodarzy konferencji.
- Poczęstunek
Najlepszą formą jest poczęstunek po konferencji. W trakcie konferencji, na stołach powinny znaleźć się tylko napoje. Taka formuła zapewnia pełną koncentrację w trakcie przemówień i pozwala na przeprowadzenie dodatkowych wywiadów, dyskusji, nawiązanie nieformalnych rozmów kuluarowych.
- Zaproszenia
Zaproszenia na konferencję powinny być oryginalne, estetyczne i ciekawe graficznie. Do zaproszenia powinien być załączony program konferencji, możemy dodać także krótką zajawkę informacyjną o przewodnim temacie konferencji.
- Baza danych
Każda instytucja, firma czy organizacja powinna mieć dobrze opracowaną bazę dziennikarzy posegregowaną ze względu na zasięg oraz branże tematyczne. Każda baza dziennikarzy powinna być na bieżąco weryfikowana i sprawdzana (czy dany dziennikarz nadal pracuje w redakcji, czy zajmuje się daną tematyką, czy dane teleadresowe nie uległy zmianie).
Jak napisać dobrą informację prasową?
- Pisząc informację prasową należy odpowiedzieć na 5 podstawowych pytań:
- Kto?
- Co?
- Gdzie?
- Kiedy?
- Dlaczego?
Odpowiedzi na te pytania tworzą szkielet informacji prasowej.
- Dobra informacja to taka, która:
- ma wpływ na życie odbiorców informacji (w pracy lub w domu);
- zawiera informację o czymś, co dzieje się teraz lub stanie się w przyszłości;
- zawiera nową informację - coś czego wcześniej odbiorcy informacji nie wiedzieli;
- dotyczy sfery działań/zasięgu konkretnego medium (lokalnego, krajowego, europejskiego lub międzynarodowego;
- danej branży lub specjalistycznego tematu, w zależności od publikacji);
- zawiera "coś" mocnego lub dramatycznego, co przemówi do odbiorców informacji;
- dotyczy znanych osobistości lub innych osób znanych odbiorcom informacji.
- Informacja prasowa powinna odznaczać się następującymi cechami:
- czytelny nagłówek pokazujący, kto ją przysłał;
- data jej napisania;
- czytelny nagłówek (tytuł) wskazujący, jaka jest jej treść;
- zwięzła forma, najlepiej na jednej lub dwóch kartkach formatu A4;
- tekst powinien być napisany na komputerze z podwójnym odstępem między liniami, z użyciem dużych i małych liter (nie wersalikami);
- w stopce każdej strony, której ciąg dalszy jest na następnej kartce, powinna się pojawić informacja "dalej" lub "więcej", by zaznaczyć, że tekst jest kontynuowany;
- kartki powinny mieć zaznaczone numery stron;
- ostatnia kartka powinna zawierać słowo "koniec" w linii następującej bezpośrednio po ostatniej linijce tekstu;
- po linii ze słowem "koniec" powinna być następna linia "Dodatkowe informacje?" i nazwisko oraz numer telefonu/faksu pracownika public relations odpowiedzialnego za kontakty z prasą, do którego należy kierować wszelkie zapytania.
- Umieszczanie zdjęć:
- umieszczamy zdjęcia "aktywne", np.: osób, które coś robią, produktów, które są używane; zdjęcia "bierne" są możliwe do przyjęcia, jeśli mają znaczenie dla artykułu;
- zdjęcia muszą być dużego formatu, dobre technicznie;
- do każdego zdjęcia dołączamy czytelny opis, tak by nie było wątpliwości, co znajduje się na danym zdjęciu.
- Należy pamiętać o tym, że prasie zależy na artykułach tworzonych pod konkretnym kątem, który ma znaczenie dla ich czytelników. Dlatego większość z nich chce dodatkowych informacji, cytatów lub komentarzy zamieszczonych w informacji prasowej.
| |
| Aktualności |
15 grudnia 2014
Zapraszamy do odwiedzenia nowej wersji oficjalnej strony internetowej konkursu "Gmina Fair Play"
Oprócz zmienionego wyglądu, serwis więcej...
17 października 2014
W Salonie Recepcyjnym Hotelu Bristol (ul. Krakowskie Przedmieście 42/44, 00-325 Warszawa) odbyła się uroczysta Gala więcej...
14 października 2014
Konkurs "Gmina Fair Play" został oficjalnym partnerem Europejskiego Forum Gospodarczego, które odbywać się będzie już więcej...
|
|
